Agenda + mailbox vol = overvolle kop; 3 tips voor ruimte in je hoofd, agenda en mailbox

Je bent er misschien al aan gewend: nergens echt tijd voor. Dat gaat onder je huid zitten. Het brandt je op. En je patiënten vinden het ook niet fijn. En je naasten ook niet echt meer. Je kunt er wat aan doen! 

Secretaresses of collega’s die dubbele afspraken in je spreekuur zetten, 5 minuten voor een consult van een kwartier, patiënten tijdens je vergader- of lunchtijd. Mailboxen die ontploffen. Doe er wat aan, het vreet jou en de fijne dokter in je op. Hier zijn drie tips die je een hoop ruimte gaan opleveren en de glimlach weer op je gezicht toveren. Je moet ze alleen wel alledrie uitvoeren: het is een trias.

1. Je secretaresse moet je life-saver worden, niet je vijand: de spreekuurblokken laat je zo indelen dat je minstens elke 2 uur een gat van 30 minuten hebt. Je plant een of enkele spoedplekken in. De lunchpauze wordt niet meer gebruikt voor patiëntenzorg.
2. natuurlijk kom je nu veel te veel ruimte te kort: daarom ga je voordat je tip 1 uit laat voeren hulptroepen inhuren. VS, NP of PA (Verpleegkundig Specialist, Nurse-Practitioner en Physician-Assistant) gaan triage, spoedconsulten, recepten en anamnese en verslaglegging voor je doen. Natuurlijk kost dit tijd en geld, maar ik verzeker je: afbranden, eerder stoppen of part-time werken kost nog meer tijd en geld. Daarnaast is uit commerciële praktijken gebleken (die lukt het wat beter een kosten-baten analyse te maken) dat je de extra hulpbronnen er ruim mee terug verdient door de extra capaciteit die je creëert.
3. Je gaat delegeren. Taco Oosterhuis schreef hier een handig boek over: schaamteloos delegeren. Alle mails worden gescreend door je secretaresse. Je vraagt je collega’s aardig maar dringend om binaire mails te schrijven. Huh? Binaire mails? Yep. Mails waar je alleen ja of nee op hoeft te antwoorden. Vraag je medewerkers of iedereen waar je enigszins invloed op kunt uitoefenen om de mails vanaf nu zo te schrijven dat ze hun vraag of hun probleem kort formuleren met een oplossing erbij waar je alleen je fiat over hoeft te geven of waarbij je het afkeurt. Ze kunnen het dan direct uitvoeren of moeten dan zelf met een betere oplossing komen. Het is dus niet meer jouw probleem. Als het in het begin niet goed lukt, beantwoord je deze mails vriendelijk met een vooraf opgesteld antwoord waarop je het nog eens uitlegt. Je zult je verbazen over de creativiteit en verantwoordelijkheid van je medewerkers!

Ruimte geeft aandacht. Aandacht geeft groei. Groei geeft voldoening. Vraag me je te helpen als je er niet uitkomt. Ik kom graag bij je langs.

Hans