Dit spreekt je aan! Waarom het bespreekbaar maken van een lastige zaak met je collega je instant beloont

Vorige week werd ik even stevig aangesproken. Het was niet prettig. Maar wel nuttig. Een undercover-politieauto hield mij staande. Hartkloppingen…

Lees deze 8 tips voor artsen hoe je dit vaak onprettige gesprek omzet in een goed gesprek!

Vanaf de Domus Medica reed ik de A12 op en kwam op de invoegstrook in de file terecht. Aan het eind ervan wilde ik er weer af en reed deels over de vluchtstrook… met 70 km/u. Met een politieauto in mijn kielzog.

Ik werd staande gehouden en met een kloppend hart hoorde ik de agent aan. Het was een mooi opgebouwd slecht nieuwsgesprek. Wat me allemaal boven het hoofd hing, boetes meer dan 360,= en een ontmoeting met de officier van justitie. Maar weet je waar ik pas echt van schrok: hij legde uit dat als iemand voor me hetzelfde zou doen, ik er bovenop zou knallen. Hij liet me de filmbeelden zien. Ik dacht aan mijn kindjes…waarom zou ik me in acute problemen brengen voor een minuut tijdwinst. Ik had mijn lesje geleerd. Ik weet niet of de agent dit door had, maar hij liet me gaan met een waarschuwing.

Ik heb sindsdien voorbeeldig gereden. Ik was blij met deze onprettige wake-up call. Mijn vrouw ook, want die klaagt regelmatig over mijn vrije interpretatie van de verkeersregels. Ik voelde me bijna bevoorrecht: door wat die agent vertelde over wat mij boven het hoofd hing en wat me bespaard is gebleven. Ik ben hem dankbaar.

Jij hebt vast ook wel eens een wake-up gesprek willen voeren met je collega als iets mis lijkt te gaan of als je iets niet bevalt. Lastig? Onprettig? Meestal wel.

De meeste artsen gaan dit soort gesprekken liever uit de weg. Met alle gevolgen van dien. Zachte heelmeesters…

Grijp in, voordat iemand anders het doet of er echt schade ontstaat. Het is even doorbijten, maar het knagende gevoel wat je had, stopt direct. Het probleem ligt meestal ook direct bij wie het thuis hoort.

Veel artsen die ergens op worden aangesproken en niet geheel ontkennen, zijn achteraf meestal blij en dankbaar dat iemand zo moedig is geweest om het gesprek aan te gaan. Maar het blijft een vaardigheid waar de meesten onder ons weinig training in gehad hebben. Deze tips maken het een stuk makkelijker voor je.

• bepaal of het onderwerp zo zwaar weegt, dat je zonder verandering echt niet zo verder kunt: het wordt dan meestal een slecht nieuwsgesprek onder artsen. Volg de stappen 1-8, dan komt het vast goed (VASTGOED)
• is het iets waar je je bij neer kunt leggen als er niets verandert: gebruik dan de principes van de geweldloze communicatie die je kunt vinden in mijn blog Geweldig communiceren

1. Voorbereiding: zet de feiten (dus observeerbare zaken) op een rij en oefen met iemand anders of voor de spiegel hoe je hier woorden aangeeft, dat is soms even zoeken. Overweeg of je de collega aan kondigt dat er een gesprek komt en waarover. Of dat je een soort verrassingsaanval pleegt. beide kan voordelen hebben, maar ik kies liever voor openheid. Discussies over het onderwerp kun je uitstellen door te zeggen dat het over de samenwerking gaat of over die ene observeerbare zaak en dat jullie er juist dan dieper op in gaan, niet nu. Plan het gesprek na spreekuur of reguliere werkzaamheden, liefst aan het eind van de dag zodat je een uitloopmogelijkheid hebt. Bespreek welke interventies nodig zijn als de collega in kwestie niet thuis geeft of ontkent wat ga je dan doen en met welke gevolgen?
2. Altijd samen: voer dit gesprek bij voorkeur met een andere collega of liefst iemand met bestuurlijk gezag. Als het niet gaat zoals je had gehoopt, kan die autoriteit inzetten om op verandering aan te dringen
3. Spelregels en verantwoordelijkheid: stem af dat je elkaar steeds helemaal laat uitpraten voor er reactie komt en laat hiermee vooraf instemmen door alle aanwezigen; leg uit wie er om welke reden of verantwoordelijkheid bij het gesprek aanwezig zijn
4. Toon en inhoud: spreek rustig, empathisch en redelijk nuchter. Begin met een monoloog over de feiten. Welles/nietes discussies ga je uit de weg door te zeggen dat het er nu niet om gaat of hetgeen wat door jou of anderen is geobserveerd wel waar is. De feiten staan namelijk vast. Noem wat het concrete gewenste gedrag is, bijvoorbeeld nadat je hebt gezegd dat je een kegel bij je collega rook tijdens de overdracht, dat je wil dat dit nooit meer gebeurt. Vraag wat er aan de hand is. Kies geen partij
5. Geef ruimte en tijd: kijk hoe de boodschap binnen komt nadat je wat tijd hebt genomen om de ander zijn emoties te laten zien. Het is immers een slechtnieuwsgesprek waarbij de meeste mensen niet onbewogen blijven. Benoem dan vriendelijk en nuchter wat je ziet
6. Organiseer en maak een plan van aanpak: leg uit wie welke stappen neemt bij de gewenste verandering en welke als er niets verandert, schaal dan op en zorg hierbij dat je de ander altijd 1 stap voor bent (zie stap 1)
7. Evalueer: vat samen, vertel wat jullie hebben afgesproken, maak een vervolgafspraak of -stap
8. Documenteer: werk aantekeningen en afspraken uit en mail deze naar alle betrokkenen

en onthoud: slecht nieuws is nooit prettig, maar het kan een groot verschil maken wie en hoe het gebracht wordt!

Laat me weten als je hulp of training hierin nodig hebt!